Câu Chuyện Về Thanh Tra Bảo Hiểm Tại Các Doanh Nghiệp Hiện Nay

Câu Chuyện Về Thanh Tra Bảo Hiểm Tại Các Doanh Nghiệp Hiện Nay3.png

Thanh kiểm tra về việc đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp như một hình thức để rà soát việc chấp hành pháp luật của các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay. Như một thói quen, các doanh nghiệp thường tìm cách giảm thiểu tối đa các chi phí đóng bảo hiểm cho người lao động thấp nhất có thể vì thế, việc thanh kiểm tra sẽ giúp các cơ quan bảo hiểm xã hội một phần kiểm soát được các doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý một phần đánh giá sự “lách luật” khi đóng bảo hiểm. Từ đó, đề xuất ý kiến lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật nhằm thắt chặt việc thu chi bảo hiểm xã hội.

Đã là doanh nghiệp, không ít lần sẽ bị cơ quan Bảo hiểm xã hội hỏi han về việc tham gia bảo hiểm xã hội. Không tham gia cũng bị kiểm tra, tham gia nhưng tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động ít quá cũng bị kiểm tra hoặc đơn giản là doanh nghiệp có những dấu hiệu trục lợi bảo hiểm, tăng giảm lao động thất thường, thay đổi mức lương cũng sẽ nằm trong top bị kiểm tra hoặc theo định kỳ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ ran-zun kiểm tra một vài doanh nghiệp. Vậy, những doanh nghiệp nào hay bị cơ quan bảo hiểm xã hội thanh tra, trường hợp nếu bị thanh kiểm tra cần lưu ý những vấn đề gì và kinh nghiệm khi làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội như thế nào thì trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ cho các bạn kinh nghiệm làm việc, trao đổi với đoàn thanh tra BHXH.

Trong bài viết là kinh nghiệm của tôi khi đã từng làm việc với cơ quan BHXH ở nhiều quận huyện khác nhau. Bài viết chỉ mang tính chất chia sẻ nên có những điều sẽ đúng với doanh nghiệp của bạn có những điều chưa hẳn là đúng. Vậy nên, bạn hãy xem và chắt lọc ra những điều quý báu và áp dụng linh hoạt vào doanh nghiệp của bạn nhé.

1. Nguyên nhân dẫn đến việc Doanh nghiệp bị thanh tra bảo hiểm xã hội​


Theo định kỳ, cơ quan bảo hiểm xã hội hằng năm sẽ lựa chọn thí điểm một vài doanh nghiệp dưới quyền quản lý để thanh kiểm tra nhằm mục đích báo cáo tổng kết cuối năm. Do đó, điều này là hên xui, doanh nghiệp nào không may thì sẽ bị cơ quan bảo hiểm xã hội sơ gáy. Tuy nhiên, ngoài việc thanh kiểm tra định kỳ thì cũng có một số trường hợp có những dấu hiệu mà cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ nhắm tới để kiểm tra. Cụ thể:

Trường hợp 01: Những doanh nghiệp vừa quyết toán thuế thu nhập cá nhân của NLĐ. Đa số những doanh nghiệp thường muốn tăng các khoản chi phí để được khấu trừ hoặc giảm thuế thu nhập doanh nghiệp, vì vậy, thường doanh nghiệp sẽ để nhiều lao động và trả lương cho lao động. Sau đó, quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho NLĐ và khấu trừ thuế. Khi nộp hồ sơ lên cơ quan thuế, các thông tin này sẽ liên kết sang cơ quan bảo hiểm xã hội. Điều này dẫn tới một thực trạng như sau: Có những doanh nghiệp chỉ đóng bảo hiểm xã hội cho 1 hoặc 2 lao động nhưng khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì lại quyết toán cho rất nhiều lao động đế giảm chi phí doanh nghiệp. Vậy dẫn đến tình trạng có sự chênh lệch lao động đóng bảo hiểm so với quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Từ đó, cơ quan bảo hiểm xã hội nghi ngờ và sẽ đưa ra quyết định thanh tra doanh nghiệp.

Cách đây khoảng 3 năm, khoảng đầu năm 2019 lúc đó tôi nhận được email của một doanh nghiệp nhờ tôi hoàn thiện hồ sơ lao động do doanh nghiệp bị cơ quan bảo hiểm xã hội thanh tra vì quyết toán thuế thu nhập cá nhân và số lượng lao động đóng bảo hiểm xã hội chênh lệch quá nhiều so với số liệu bên thuế. Khi kiểm tra hồ sơ tôi mới té ngửa ra là số liệu chênh lệch quá lớn do doanh nghiệp chuyên làm trong lĩnh vực xây dựng do đó lượng nhân công nhất lớn, nếu thực hiện đúng luật và đóng hết bảo hiểm cho những người này thì chi phí mà doanh nghiệp phải chịu là quá lớn do đó, doanh nghiệp trốn không đóng bảo hiểm. Vậy, điều này là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị cơ quan bảo hiểm xã hội thanh kiểm tra.

Trường hợp 02: Những doanh nghiệp làm hồ sơ đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội thanh toán khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội như thai sản, ốm đau thì cũng là những doanh nghiệp có nguy cơ cao bị thanh tra bảo hiểm xã hội. Điều này là khá dễ hiểu bởi thực tế hiện này có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp sử dụng những lao động ảo đóng nhờ bảo hiểm để hưởng chế độ thai sản hay trục lợi tiền thất nghiệp, tiền bảo hiểm xã hội một lần.

Mặc dù có những trường hợp việc sử dụng lao động là thật nhưng nếu như có các dấu hiệu như: thời gian đóng bảo hiểm xã hội trước khi nghỉ sinh con từ 6 tháng đến 8 tháng sẽ thuộc trường hợp nghi ngờ trục lợi. Hoặc trường hợp, người lao động đang đóng bảo hiểm xã hội ở doanh nghiệp khác, sau đó nghỉ việc chuyển sang doanh nghiệp khác đóng được 1 vài tháng thì nghỉ thai sản. Đây cũng là dấu hiệu cho thấy khả năng người lao động đang gửi đóng bảo hiểm để hưởng chế độ thai sản.

Câu Chuyện Về Thanh Tra Bảo Hiểm Tại Các Doanh Nghiệp Hiện Nay1.png


Những doanh nghiệp làm hồ sơ đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội thanh toán khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội như thai sản, ốm đau thì cũng là những doanh nghiệp có nguy cơ cao bị thanh tra bảo hiểm xã hội.

Trường hợp 03: Doanh nghiệp nợ nhiều tiền BHXH và không nộp trong thời gian dài. Việc nợ tiền bảo hiểm xã hội không phải là hiếm gặp của các doanh nghiệp khi mà tình trạng kinh tế đang bị ảnh hưởng do dịch bệnh covid. Các doanh nghiệp chậm đóng/nợ đóng BHXH sẽ ảnh hưởng trực tiếp quyền lợi của NLĐ. Vì vậy, nếu sau nhiều lần gửi văn bản yêu cầu doanh nghiệp hoàn tất tiền nợ bảo hiểm mà doanh nghiệp không đóng thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ có văn bản yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ để thanh tra. Điều này làm cho khá nhiều doanh nghiệp lo sợ bởi đa số các doanh nghiệp tại Việt Nam chưa thực hiện đúng các quy định của bảo hiểm nên ít nhiều khi bị thanh kiểm tra sẽ bị truy thu bảo hiểm hoặc bị xử phạt. Tuy nhiên, đối với những trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần nộp đủ tiền bảo hiểm lên là sẽ không bị thanh kiểm tra nữa.

Trường hợp 04: Đơn vị thực hiện báo tăng giảm lao động thất thường, báo tăng muộn hoặc giảm muộn quá 6 tháng. Thông thường đối với những hồ sơ tăng hoặc giảm muộn thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ yêu cầu doanh nghiệp kê khai các hồ sơ làm căn cứ truy tăng hoặc truy giảm. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp truy tăng hoặc truy giảm muộn quá 06 tháng thì phải chuẩn bị hồ sơ giải trình với cơ quan bảo hiểm xã hội. Từ việc giải trình, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ kiểm tra việc tham gia bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp luôn.

Như vậy, nếu có thông báo yêu cầu đơn vị chuẩn bị bộ hồ sơ thanh kiểm tra thì dù thuộc trường hợp nào trong 04 trường hợp nêu trên thì các hồ sơ, giấy tờ mà bảo hiểm xã hội yêu cầu luôn là các hồ sơ về lao động về lương, quy chế trả lương của đơn vị. Cụ thể, các hồ sơ mà bảo hiểm xã hội yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị là:

1. Bản sao đăng ký hoạt động kinh doanh

2. Bản sao đăng ký thang bảng lương với Phòng lao động

3. Bảng lương, bảng chấm công năm 2019, 2020 (gồm bản chính, 01 bản sao)

4. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2019, 2020

5. Hồ sơ cá nhân của toàn bộ NLĐ (gồm: Sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, đơn xin việc,…)

6. Hợp đồng lao động của toàn bộ lao động trong công ty (gồm tất cả các hợp đồng đã ký kết, quyết định thôi việc nếu cá nhân đã thôi việc…)

7. Phiếu thanh toán lương cho NLĐ

8. Quy chế trả lương/thưởng cho NLĐ, nội quy lao động của doanh nghiệp

9. Các văn bản, quyết định khách liên quan đến lao động của doanh nghiệp

Có rất nhiều cách để gửi tới đơn vị thông báo thanh tra nhưng thường thì các bộ được giao nhiệm vụ thanh kiểm tra sẽ gọi điện trực tiếp cho giám đốc hoặc kế toán của công ty để thông báo lịch trình và hồ sơ cần chuẩn bị. Sau đó, đơn vị chuẩn bị hồ sơ như yêu cầu và lên trụ sở cơ quan bảo hiểm để giải trình hồ sơ.

2. Những vấn đề cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thanh tra​


Thứ nhất, lưu ý về hồ sơ lao động và hợp đồng lao động


Thực tế, các doanh nghiệp khi sử dụng lao động thường không lưu trữ đầy đủ các hồ sơ của người lao động. Đơn giản vì họ nghĩ là không cần thiết nên không cần yêu cầu người lao động nộp hoặc vì chưa bị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thanh kiểm tra nên chưa cần lưu trữ làm gì. Do đó, một vài trường hợp khi NLĐ đã nghỉ việc rồi thì các hồ sơ liên quan của người đó không còn nữa. Hoặc có những trường hợp người lao động đã vào làm việc từ rất lâu nhưng chưa ký hợp đồng lao động và đến khi bị thanh kiểm tra mới in giấy tờ ký vội.

Theo quy định của Luật lao động và Luật bảo hiểm xã hội cùng các văn bản hướng dẫn khác liên quan thì hồ sơ lao động có ý nghĩa trong việc là cơ sở, tiền đề để doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động, chi trả, thanh toán các quyền lợi của người lao động. Do đó, khi tuyển dụng người lao động vào làm tại doanh nghiệp thì cần yêu cầu người lao động nộp các giấy tờ sau: Chứng minh thư bản sao; giấy khám sức khỏe bản chính; sơ yếu lý lịch bản chính; đơn xin việc viết tay hoặc đánh máy; bằng cấp – chứng chỉ (bản sao)…

Khi chuẩn bị hồ sơ lao động & hợp đồng lao động, hãy thật chú ý những điều sau:

- Ghi đầy đủ các nội dung được ký, chữ ký trên các giấy tờ và trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký ở sơ yếu lý lịch, bảng thang toán lương. Nếu chữ ký không đúng hoặc khác thì hồ sơ đó phải được ký lại.

- Hợp đồng lao động được ký kết với người lao động cần ghi rõ các quyền lợi của người lao động, tránh việc quy định chung chung hoặc đề nội dung theo dạng “ tùy theo quy định của công ty” hoặc “tham gia/thực hiện theo quy định của pháp luật”. Bởi về bản chất, hợp đồng lao động là pháp luật giữa hai bên, do đó, các bên cần quy định rõ các quyền lợi, trách nhiệm trong hợp đồng phù hợp với các nội dung cơ bản của hợp đồng lao động theo Bộ luật lao động.

Thực tế thấy rằng, ở các doanh nghiệp xây lắp, doanh nghiệp xây dựng cần nhiều nhân công để giảm chi phí doanh nghiệp. Họ thường lấy chứng minh nhân dân của người lạ để làm hợp đồng nhưng lại không để ý đến độ tuổi của người lao động dẫn đến việc người lao động quá độ tuổi nên việc cơ quan bảo hiểm xã hội thường yêu cầu bổ sung các giấy tờ khác như quyết định hưởng lương hưu, xác nhận việc đang đóng bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp khác, quyết định hưởng mất sức….

- Thời hạn của hợp đồng lao động: Tùy từng năm sẽ có những quy định khác nhau về việc ký hợp đồng lao động và khi đó buộc doanh nghiệp muốn lách phải thực hiện đúng quy định của Bộ luật lao động theo từng thời kỳ. Cụ thể:

+ Nếu doanh nghiệp bị thanh tra bảo hiểm xã hội những năm 2017 đổ về trước thì loại hợp đồng được ký phải đóng bảo hiểm xã hội là từ 3 tháng trở lên. Do đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể để các loại hợp đồng lao động dưới 3 tháng để trốn đóng bảo hiểm cho người lao động. Nhưng việc ký bao nhiêu hợp đồng lao động dưới 3 tháng thì doanh nghiệp cần lưu ý nhằm tránh việc phù hợp với quy định của bảo hiểm xã hội nhưng lại vi phạm quy định của pháp luật về lao động.

+ Nếu doanh nghiệp bị thanh tra bảo hiểm xã hội những năm 2018 đến 2020 thì loại hợp đồng lao động dưới 3 tháng để trốn đóng bảo hiểm hoàn toàn không ký được. Bởi bắt đầu từ ngày 01/01/2018 thì hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên đã phải đóng bảo hiểm xã hội rồi. Do đó, nếu doanh nghiệp tiếp tục ký các hợp đồng dưới 3 tháng thì khi thanh tra sẽ bị truy thu tiền bảo hiểm xã hội. Vậy, doanh nghiệp chỉ có thể ký các loại hợp đồng lao động dưới 1 tháng nhưng phải tùy tính chất công việc và đối tượng lao động sử dụng để ký hợp đồng dưới 1 tháng.

+ Nếu doanh nghiệp bị thanh tra lao động của năm 2021 thì loại hợp đồng xác định thời hạn 12 tháng theo bộ luật lao động đã không còn sử dụng. Do đó, doanh nghiệp phải ký các loại hợp đồng lao động với NLĐ với thời hạn từ 12 - 36 tháng, hoặc không xác định thời hạn. Vậy nếu doanh nghiệp ký với người lao động hợp đồng lao động vụ mùa hoặc thời vụ là không hợp lý.

- Lưu ý về ngày ký hợp đồng, thời hạn của hợp đồng lao động và ngày hiệu lực của hợp đồng. Thông thường, ngày ký hợp đồng sẽ là ngày có hiệu lực của hợp đồng trừ một số trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Có rất nhiều trường hợp, ngày ký hợp đồng lại là ngày A nhưng ngày bắt đầu hợp đồng và ngày hiệu lực lại là ngày B. Điều này sẽ là lỗ hổng để cơ quan bảo hiểm xã hội bắt bẻ doanh nghiệp.

Nhớ có lần tôi làm hồ sơ giải trình chế độ thai sản cho một chị tại cơ quan Bảo hiểm xã hội quận Ba Đình. Khi xem hồ sơ thì hợp đồng lao động của doanh nghiệp đang để như sau: Ngày ký hợp đồng là ngày 1/1/2019 và ngày 1/1/2019 cũng là ngày có hiệu lực của hợp đồng lao động, tuy nhiên tại điều khoản thời hạn của hợp đồng, doanh nghiệp lại để ngày 1/3/2019 đến 31/12/2019. Như vậy, tháng 1/2019 và tháng 2/2019 là không có. Vậy khoảng thời gian này là thế nào? Nhưng khi kiểm tra bảng lương và bảng công thì tháng 1/2019 và tháng 2/2019 người lao động vẫn được chấm công, chấm lương. Vậy tháng 1/2019 và tháng 2/2019 buộc phải hợp thức hóa là 02 tháng thử việc hoặc 02 tháng học việc hoặc 1 tháng thử việc và 01 tháng học việc. Làm sao để khớp với hồ sơ lao động và hồ sơ bảo hiểm, khi người lao động thực tế báo tăng đóng bảo hiểm từ tháng 3/2019. Vậy, nếu như không có kinh nghiệm và sửa lại hồ sơ cho phù hợp thì khi kiểm tra hợp đồng, bảng lương của người lao động cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ ra quyết định truy thu bảo hiểm của tháng 1/2019 và tháng 2/2019 và việc doanh nghiệp bị truy thu tiền là điều không ai muốn.

- Lưu ý về việc ký hợp đồng thử việc: Bộ luật lao động cho phép người sử dụng lao động được phép ký hợp đồng thử việc cho người lao động trước khi ký hợp đồng lao động chính thức. Vậy việc ký hợp đồng thử việc sao cho đúng thì cần phải xem xét vào từng thời kỳ luật. Bởi, trong thời gian thử việc người lao động không phải đóng bảo hiểm xã hội nên doanh nghiệp có thể hợp thức hóa hồ sơ bằng cách này. Cụ thể:

+ Nếu như doanh nghiệp bạn bị thanh tra bảo hiểm những năm 2020 trở về trước thì đối với hợp đồng thử việc sẽ có thời hạn ký là khác nhau cho từng đối tượng người lao động. Nếu người lao động có bằng cấp cao đẳng, đại học thì thời gian thử việc tối đa không quá 02 tháng. Nếu người lao động có bằng cấp trung cấp thì thử việc không quá một tháng, trường hợp khác là không quá 6 ngày. Vậy, nếu như ký hợp đồng thử việc 2 tháng với người lao động chỉ có trình độ bằng cấp 3 là không phù hợp và khi đó cơ quan bảo hiểm sẽ yêu cầu truy thu 02 tháng thử việc này.

+ Nếu như doanh nghiệp bạn bị tranh tra bảo hiểm từ những năm 2021 trở đi thì cần lưu ý về thời gian thử việc có sự khác biệt như sau: không quá 180 ngày đối với chức danh quản lý doanh nghiệp, không quá 02 tháng đối với chức danh yêu cầu chuyên môn kỹ thuật từ cấp bậc cao đẳng trở lên, không vượt 30 ngày (nếu có chức danh từ trung cấp trở lên) và không quá 6 ngày (nếu làm công việc khác). Như vậy, nếu NLĐ là người quản lý doanh nghiệp thì người sử dụng lao động có thể ký hợp đồng thử việc 6 tháng, và không cần đóng BHXH cho NLĐ trong 6 tháng này.

Cần lưu ý, đối với hợp đồng lao động dưới 1 tháng thì không áp dụng thử việc, bên cạnh đó người sử dụng lao động không được thử việc quá 01 lần đối với cùng chức danh công việc.

Thứ hai, về bảng chấm công và bảng thanh toán lương​


- Đối với trường hợp thanh tra do đề nghị hưởng chế độ thai sản, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ kiểm tra rất kỹ bảng lương của người lao động. Do đó, hãy chú ý thời gian chấm công & tính lương cho NLĐ phải trùng khớp với thời gian đề cập trong hợp đồng. Thêm vào đó, chữ ký trên bảng lương phải khớp với chữ ký trên hồ sơ & hợp đồng lao động. Chỉ cần làm lệch thôi sẽ bên bảo hiểm xã hội sẽ có cớ cho rằng hồ sơ lao động không hợp lệ, doanh nghiệp đang làm khống hồ sơ để trục lợi tiền thai sản. Mặc dù có những trường hợp là lao động đi làm thật nhưng do công tác quản lý của công ty không chặt, việc ký tá giấy tờ không đúng, đến khi bị thanh tra mới đi in hồ sơ và ký tá dẫn đến nhiều trường hợp người lao động nghỉ sinh con, về quê nên không xin được chữ ký….

- Khi bạn báo tăng, báo giảm hay làm bất kỳ hồ sơ gì trên phần mềm bảo hiểm thì cơ quan bảo hiểm xã hội đều có hồ sơ và lưu trữ. Do đó, khi doanh nghiệp cầm hồ sơ lao động lên bảo hiểm giải trình thì buộc các thông số, số liệu phải khớp với những gì đã kê khai trên bảo hiểm. Vậy nên, bạn cần lưu ý đến số hiệu hợp đồng, ngày ký hợp đồng và các khoản phụ cấp nếu có, các loại quyết định, số quyết định, ngày ký và ngày hiệu lực của quyết định và hợp thức hóa các văn bản, giấy tờ cho phù hợp. Tránh việc báo tăng để số hiệu một kiểu và hợp đồng lao động nộp cho bảo hiểm xã hội lại có số hiệu khác. Nếu như không rà soát kỹ, đây là một trong những thiếu sót mà cơ quan bảo hiểm có thể từ chối chi trả các chế độ của người lao động.

- Việc ký nhận trên bảng lương chưa hoàn toàn chứng minh được việc doanh nghiệp đã thanh toán tiền lương cho người lao động. Do đó, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương trong hồ sơ nếu trả lương cho người lao động bằng tiền mặt, hoặc nộp kèm danh sách thanh toán kèm ủy nhiệm chi nếu thanh toán lương qua chuyển khoản.

- Cần lưu ý các khoảng lương, thưởng và khoản phụ cấp được ghi trên hợp đồng và ghi trên bảng lương. Thông thường, các doanh nghiệp chỉ muốn đóng bảo hiểm cho người lao động ở mức lương thấp nhất và không đi kèm đóng cho các khoản phụ cấp nhưng thực tế khi kiểm tra hợp đồng hoặc bảng trả lương sẽ thấy những bất cập như sau:

+ Trên hồ sơ bảo hiểm chỉ báo tăng đóng trên mức lương tối thiểu (lương cơ bản) mà không có các khoản phụ cấp đóng bảo hiểm nhưng khi kiểm tra trên bảng thanh toán lương và hơp đồng lao động thì hàng tháng doanh nghiệp chi trả cho người lao động những khoản phụ cấp khác có tính chất phải đóng bảo hiểm xã hội. Vậy, khi kiểm tra bảng lương, cán bộ thanh tra cũng sẽ kiểm tra luôn việc phân bổ tiền lương của từng người lao động thế nào? Có khoản nào phân bổ hợp lý mà thuộc trường hợp phải đóng bảo hiểm hay không? Nếu như không biết và hợp thức hóa cho hợp lý, việc doanh nghiệp bị truy thu tiền bảo hiểm cho những khoản phụ cấp là điều không thể tránh khỏi.

+ Một vấn đề mà các doanh nghiệp rất hay gặp và thường không có phương án là: tiền lương đóng bảo hiểm và tiền lương thực nhận của người lao động (tiền lương trên quyết toán thuế) thường chênh rất cao mà có những trường hợp chênh gấp 3 hoặc 4 lần so với lương đóng bảo hiểm. Vậy làm cách nào để hạn chế thấp nhất việc bị truy thu bảo hiểm khi bị thanh tra hoặc là hợp thực hóa các khoản để không bị truy thu. Để làm được điều này, người làm hồ sơ phải thật sự hiểu về các khoản phụ cấp phải đóng và không phải đóng bảo hiểm và hiểu về các khoản thu nhập không phải chịu thuế hoặc phải chịu thuế thu nhập cá nhân. Sau đó, phân bổ lương và các khoản phụ cấp sao cho vừa không phải đóng bảo hiểm vừa phải chịu thuế. Tuy nhiên, việc hợp thức phải khớp và phù hợp với hợp đồng lao động và nội quy lao động, quy chế trả lương trả thưởng tại doanh nghiệp.

Thứ ba, về hệ thống thang bảng lương​


Hệ thống thang bảng lương là cơ sở để người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận lương trong hợp đồng lao động, từ đó việc đóng bảo hiểm xã hội cũng sẽ căn cứ vào mức lương trong hợp đồng lao động. Tuy nhiên, trên thực tế các doanh nghiệp thường làm ngược là cứ đóng bảo hiểm cho người lao động sau đó mới ký hợp đồng và làm thang bảng lương. Chính vì vậy mà nhiều trường hợp mức lương đóng bảo hiểm và mức lương trên thang bảng lương không khớp nhau. Hoặc có trường hợp cùng chức danh, công việc nhưng người đóng bảo hiểm với mức lương tối thiểu người đóng bảo hiểm với mức lương cao ngất dẫn đến sự bất hợp lý khi bị thanh kiểm tra. Vậy đối với hệ thống thang bảng lương cần lưu ý điều gì?

- Hệ thống thang bảng lương có phải đăng ký với phòng lao động không thì tùy từng trường hợp dựa trên quy mô của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên thì phải làm thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương với phòng lao động, nếu doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động thì không cần phải đăng ký với phòng lao động. Vậy nếu khi kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp bạn có trên 10 lao động đóng bảo hiểm mà thang bảng lương không được đăng ký thì hồ sơ của bên bạn sẽ không hợp lệ và bên bảo hiểm xã hội sẽ bắt bẻ.

- Tiền lương đóng bảo hiểm xã hội phải khớp với lương trên hệ thống thang bảng lương. Đây là điều mà rất nhiều doanh nghiệp hay bị sai và hay bị cơ quan bảo hiểm xã hội ra quyết định bắt truy thu hoặc truy giảm. Thường các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi quản lý doanh nghiệp không làm chuẩn ngay từ đầu mà thường cứ đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên theo tự phát, người này đóng mức lương này, người kia đóng mức lương kia dẫn đến nhiều trường hợp bất hợp lý. Do đó, cần làm chuẩn ngay từ đầu để tránh bị cơ quan bảo hiểm xã hội bắt bẻ.

- Thông thường các doanh nghiệp sẽ để mức lương trên thang bảng lương theo mức thấp nhất, do đó, hằng năm khi chính phủ ban hành nghị định mới để điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng thì thang bảng lương cũng phải được sửa đổi cho phù hợp. Ví dụ, năm 2019 lương tối thiểu vùng 1 (đã cộng 7%) 4.473.000 đồng nhưng đến đầu năm 2020 thì tăng lên là 4.730.000 đồng. Vậy khi đó, doanh nghiệp buộc phải sửa đổi bổ sung hệ thống thang bảng lương khác, nếu không sửa đổi thì sẽ là sai quy trình.

Có rất nhiều trường hợp xây dựng hệ thống thang bảng lương chỉ để cho có còn không áp dụng vào việc thanh toán lương và trả lương, đóng bảo hiểm cho người lao động dẫn đến tình trạng: mức lương doanh nghiệp đã thỏa thuận với người lao động và ký kết trong hợp đồng lao động thấp hơn mức lương trong bảng lương mà doanh nghiệp đưa ra và trình lên cơ quan quản lý nhà nước về lao động địa phương. Khi đó, cơ quan BHXH sẽ truy thu tiền lương tương ứng.

Thứ tư, về quy chế thanh toán lương/thưởng​


Quy chế trả lương trả thưởng được doanh nghiệp ban hành như một bản quy định nội bộ của công ty về các chính sách lương, thường và các chế độ phúc lợi của người lao động. Chính vì vậy, những quy định trong quy chế trả lương trả thưởng sẽ được thể chế bằng hợp đồng lao động của nhân viên và bảng thanh toán lương, bảng thanh toán các quyền lợi của người lao động hàng tháng. Ví dụ như việc hợp thức hóa tiền lương thực nhận chênh so với tiền lương đóng bảo hiểm là 2 hoặc 3 lần thường các doanh nghiệp sẽ hợp thức vào các khoản phụ cấp khác như điện thoại, xăng xe, đi lại, nhà ở, chuyên cần... để không phải đóng BHXH. Vậy các khoản chế độ này của người lao động nếu như trong hợp đồng không quy định rõ thì trong quy chế trả lương trả thưởng phải có quy định. Ngoài ra, mỗi lần thưởng thì phải có quyết định thưởng của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp. Vậy, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp những giấy tờ này để xem xét tính hợp lý.

Nhớ một lần tôi đi làm hồ sơ giải trình thanh tra chế độ thai sản cho người lao động tại một doanh nghiệp tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận Ba Đình, Hà Nội. Do doanh nghiệp đóng bảo hiểm cho nhân viên với mức khá thấp so với mức lương thực nhận nên trong hồ sơ tôi phải hợp thức khá là nhiều kèm theo đó là một loạt các quyết định thưởng, quyết định trả quyền lợi cho người lao động. Đến khi lên bảo hiểm giải trình, hồ sơ đầu tiền mà cán bộ thanh tra xem là bảng lương của người lao động và xem các khoản phụ cấp mà bảng lương đang phân bổ. trong bảng lương, tôi có để một khoản phụ cấp là phụ cấp chuyên cần là không đóng bảo hiểm nhưng lại sơ suất một điều là các tháng mức trợ cấp là gần như giống nhau nên cán bộ thanh tra đã yêu cầu xem quy chế trả lương trả thưởng. Nhưng rất may, khoản thưởng chuyên cần không bị truy thu vì trong quy chế quy định rất rõ về tính thiếu ổn định của loại phụ cấp.

Câu Chuyện Về Thanh Tra Bảo Hiểm Tại Các Doanh Nghiệp Hiện Nay2.png

Các doanh nghiệp cần làm đúng và làm chuẩn hồ sơ ngay từ đầu để không bị phạt khi làm việc với đoàn thanh tra BHXH.

3. Kinh nghiệm khi tiếp đoàn thanh tra bảo hiểm xã hội​


Thông thường đối với những trường hợp thanh tra nêu trên, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ hẹn ngày làm việc, theo đó, doanh nghiệp phải cử người đại diện cầm hồ sơ lên giải trình với cán bộ thanh tra. Vậy, sau quá trình chuẩn bị hồ sơ thanh tra, bạn sẽ nắm rõ được tình hình của doanh nghiệp và lường trước được sự việc và có những động thái cụ thể với bên bảo hiểm nếu như biết mình sai. Trên thực tế, không doanh nghiệp nào muốn bị truy thu tiền bảo hiểm dù ít hay nhiều, nên trong khâu chuẩn bị hồ sơ, nếu vấn đề nào có thể giải quyết được thì doanh nghiệp đã tìm mọi cách để xử lý nhưng đâu phải vấn đề nào cũng được xử lý. Có những điều biết rõ là sai sót nhưng không có cách xử lý hoặc khi xử lý chỉ hạn chế được phần nào và phần chưa hợp lý bạn vẫn phải chấp nhận bị cơ quan bảo hiểm xã hội truy thu. Vậy, hướng giải quyết là: trước khi lên bảo hiểm xã hội giải trình, bạn “liệu cơm gắp mắm” đồng thời dự liệu trước những điều mà khả năng sẽ bị “sờ gáy” bởi điều đơn giản là, nếu như bạn đã thấy chưa hợp lý thì bằng kinh nghiệm nghiệp vụ của cán bộ thanh tra cũng sẽ tìm ra được vấn đề thôi.

- Vậy nếu như doanh nghiệp không có sai sót gì hoặc đã hợp thức hóa hồ sơ xong thì kết thúc việc thanh kiểm tra chúng ta sẽ có biên bản làm việc giữa hai bên và hai bên ký xác nhận. Trường hợp, hồ sơ chưa đầy đủ, bạn có thể xin bổ sung và làm việc với cán bộ thanh tra bằng buổi khác.

4. Những bài học rút ra sau khi thanh tra bảo hiểm xã hội​


Để tránh bị xử phạt hoặc bị truy thu tiền bảo hiểm xã hội, các doanh nghiệp cần làm đúng và làm chuẩn hồ sơ ngay từ đầu.

Thứ nhất, vấn đề mà cơ quan bảo hiểm xã hội quan tâm chỉ là doanh nghiệp đã đóng đủ bảo hiểm xã hội cho người lao động chưa và mức lương đóng bảo hiểm của người lao động đã đúng quy định chưa. Cụ thể:

+ Đối với việc đóng đủ bảo hiểm xã hội cho người lao động, thế nào được gọi là đóng đủ: đóng đủ là đóng đủ bảo hiểm cho tất cả những người lao động thuộc nhóm đối tượng phải tham gia bảo hiểm xã hội. Vậy nếu như trong hồ sơ lao động: hợp đồng, bảng lương… mà bên doanh nghiệp để bất hợp lý thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ kiểm tra kỹ và tìm những điềm sai, thiếu sót sau đó ra kết luận truy thu. Vậy, nếu muốn không đóng bảo hiểm cho người lao động hãy tìm những loại hợp đồng tương ứng để ký kết như hợp đồng học việc, hợp đồng thử việc, hợp đồng cộng tác, hợp đồng khoán….để ký kết nhưng phải đúng bản chất công việc và phù hợp với việc ký kết. Hạn chế việc tên hợp đồng để một kiểu nhưng nội dung hợp đồng để giống như hợp đồng lao động thì khi thanh kiểm tra đối tượng này cũng bị truy thu bảo hiểm.

+ Đối với các khoản phụ cấp, trợ cấp không đóng bảo hiểm thì có rất nhiều loại miễn sao trên bảng lương các bạn phân bố hợp lý và giải trình được lý do để các khoản phụ cấp đó là được. Hơn nữa, hạn chế để tình trạng đóng tiền bảo hiểm cho người lao động với mức lương thấp nhất nhưng mức lương thực nhận lại cao gấp 3 đến 3 lần mức lương đóng bảo hiểm

Thứ hai, nếu như việc thanh kiểm tra liên quan đến việc chi trả quyền lợi thai sản hoặc ốm đau thì nếu như biết chắc người lao động nằm trong vùng bị thanh kiểm tra thì làm chuẩn hồ sơ ngay từ đầu. Đồng thời, chờ đến khi người lao động quay trở lại làm việc tại doanh nghiệp hãy làm hồ sơ hưởng chế độ, trường hợp nếu làm sớm thì khả năng bị thanh tra là cao hơn.

Thứ ba, đối với những trường hợp truy tăng hoặc truy giảm hồ sơ muộn thì nên cân nhắc việc: nếu doanh nghiệp làm sai hồ sơ khá nhiều mà không xử lý được thì chắc chắn khi bị thanh kiểm tra sẽ bị xử phạt và truy thu tiền bảo hiểm. Nên có thể chấp nhận việc báo hồ sơ tại thời điểm hiện tại để giảm thiểu các thiệt hại cho doanh nghiệp.

Thứ tư, nếu doanh nghiệp bị thanh tra do có số lao động chênh lệch quá nhiều so với quyết toán thuế thì lưu ý việc hạn chế lấy chứng minh thư của những người lạ để làm bảng lương tại doanh nghiệp. Thỉnh thoảng để một vài người thì không sao nhưng nếu con số lên đến vài chục người thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ đối diện với việc thanh tra của bảo hiểm.

Như vậy, trên đây là toàn bộ kinh nghiệm của mình khi làm hồ sơ giải trình thanh tra với cơ quan bảo hiểm xã hội. Các bạn có thể xem và chắt lọc những kiến thức và áp dụng vào thực tiễn hoạt động của công ty.
 
Last edited by a moderator: